Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thế nào được coi là chứng từ hợp pháp

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được sử dụng ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cũng giúp cho việc quản lý tài chính, thuế được dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử được coi là chứng từ hợp pháp thì cần phải tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Theo quy định của pháp luật, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và của khách hàng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực khác sẽ không được áp dụng hình thức hóa đơn này. Người mua hàng có quyền được nhận hóa đơn để minh bạch trong giao dịch mua bán, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Trong trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Để sử dụng hóa đơn điện tử được coi là chứng từ hợp pháp, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử. Cụ thể, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền được xem là chứng từ hợp pháp khi đáp ứng các quy định của pháp luật về thuế. Cụ thể, khi sử dụng hóa đơn điện tử để thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ, người bán phải đảm bảo các điều kiện sau đây:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc, tuy nhiên, doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức này để đáp ứng nhu cầu của mình và khách hàng.

2. Đăng ký và được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải có trách nhiệm xuất hóa đơn đối với mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần.

3. Điều kiện lập hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền phải đáp ứng các điều kiện lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

4. Sử dụng đúng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp: Người bán phải có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo tính duy nhất.

5. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: Người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế



Hóa đơn điện tử là một giải pháp kinh doanh hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời còn giúp cho việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng hơn. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được coi là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế trong việc sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn cho giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.